Statuten en huishoudelijk reglement
Statuten
Huishoudelijk reglement
Lidmaatschap
Artikel 1
01.1 Door het aanvaarden van het lidmaatschap van de vereniging wordt men geacht zich te onderwerpen aan de bepalingen, vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
01.2 Alle leden boven de 18 jaar zijn verkiesbaar voor bestuursfuncties, mits zij minsten een jaar als lid zijn ingeschreven. De algemene ledenvergadering kan van deze bepaling ontheffing verlenen
01.3 Ieder lid heeft recht op een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement en zijn in te zien op de website van de heemkundekring
01.4 Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan geschieden wegens wanbetaling en op grond van handelingen in strijd met het belang van de vereniging. Wanbetaling ontstaat, indien een lid na daartoe bij herhaling schriftelijk te zijn aangemaand, zijn contributie over het lopende kalenderjaar op de eerste juli niet heeft voldaan. Reeds voor de opzegging van het lidmaatschap verschuldigde gelden zijn terstond invorderbaar.
01.5 Bij niet-toelating tot lid door het bestuur ( zie statuten art. 6, lid 3) deelt het bestuur dit mee aan de niet toegelatene en vermeldt daarbij tevens, dat de algemene ledenvergadering deze beslissing ongedaan kan maken.
01.6 Met toestemming van het bestuur kunnen leden anderen introduceren bij activiteiten, echter onder de voorwaarden die door het bestuur zijn gesteld.
Geldmiddelen
Artikel 2
02.1 Leden betalen contributie. Voor partners en gezinsleden ouder dan 18 jaar geldt een aangepaste contributie. Deze bedragen worden jaarlijks vastgesteld en vermeld in het informatie jaarboekje van de vereniging. Jeugdleden zijn leden jonger dan 18 jaar. Jeugdleden betalen geen contributie
02.2 Begunstigers zijn diegenen die een financiële bijdrage leveren.
02.2a Vrienden van de Heemkundekring (o.a. ondernemers) met een bijdrage van minimaal € 100 per jaar kunnen een vermelding krijgen op onze website met desgewenst een link naar de website van hun bedrijf.
02.2b Vrienden van de Heemkundekring (particulieren) met een bijdrage van minimaal € 100 per jaar kunnen vermeld worden op onze website.
02.3 In geval van toetreding na de eerste juli van een kalenderjaar wordt de contributie met de helft verminderd.
02.4 In het eerste kwartaal van het lopende jaar moeten de verschuldigde gelden worden voldaan; nieuw toegetreden leden dienen hun contributie te betalen uiterlijk binnen de maand volgende op die, waarin hun toetreding plaats vond.
Bestuur
Artikel 3
03.1 De bevoegdheden en de verplichtingen van ieder van de leden van het bestuur worden met inachtneming van de bepalingen van de statuten en van het huishoudelijk reglement door het bestuur vastgesteld.
03.2a De penningmeester is gemachtigd om bedragen tot € 500 uit te geven.
03.2b De penningmeester is gemachtigd om bedragen tot € 1000 uit te geven na overleg en met goedkeuring van het dagelijks bestuur. Hogere bedragen behoeven toestemming van het algemeen bestuur.
Artikel 4
04.1 Het bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak laten bijstaan door een of meer werkgroepen en/of personen of bepaalde zaken delegeren. De verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur.
04.2 De taak, werkwijze en verder inrichting van de werkgroep worden zo nodig bij een afzonderlijk, door het bestuur vast te stellen reglement geregeld. De kascommissie is hierbij uitgezonderd.
04.3 Permanente werkgroepen brengen ieder jaar verslag uit op de algemene jaarvergadering; de tijdelijke werkgroepen na afloop van hun taak.
Artikel 5
05.1 Het bestuur wordt door de algemene ledenvergadering gekozen uit de door het bestuur en de leden voorgestelde kandidaten. Indien door de leden geen kandidaten zijn gesteld, geschiedt de verkiezing alleen uit de door het bestuur voorgestelde kandidaten.
05.2 Een lid van het bestuur treedt af volgens een door het bestuur vastgesteld rooster, met dien verstande dat geen lid langer dan vier jaar een bestuursfunctie bekleedt, tenzij ten gevolge van herverkiezing. De voorzitter, secretaris en penningmeester treden niet in hetzelfde jaar af.
Artikel 6
06.1 De kandidaatstelling door het bestuur geschiedt in de oproep voor de vergadering waarin de verkiezing plaats zal vinden. Deze moet twee weken voor die vergadering in het bezit van de leden zijn.
06.2 Kandidaatstelling door de leden kan geschieden tot een dag voor de vergadering waarin de verkiezing plaats zal vinden, onder overlegging van minstens tien handtekeningen van leden.
06.3 Zijn er geen of onvoldoende kandidaten gesteld, dan geschiedt de kandidaatstelling tijdens de vergadering op een door het bestuur te bepalen wijze.
06.4 Het mandaat van de afgetreden bestuursleden gaat direct na de vergadering waarin zij aftreden over op de nieuw gekozen bestuursleden. De afgetreden bestuursleden dragen de onder hen berustende papieren en eigendommen van de vereniging binnen een week over aan de nieuw gekozen bestuursleden.
Artikel 7
07.1 Desgewenst kan een vicevoorzitter en een tweede secretaris en tweede penningmeester uit en door het bestuur worden aangesteld.
07.2 Overige functies en taken worden door het bestuur onderling verdeeld.
Artikel 8
08.1 De voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur.
08.2 De voorzitter heeft de leiding van de vergadering en een algemeen coördinerende en activerende taak.
08.3 De secretaris zorgt voor de officiële correspondentie, het schriftelijk vastleggen van de rechten en verplichtingen van de vereniging, het bijhouden van het ledenregister en het archief
08.4a De penningmeester int de aan de vereniging toekomende gelden en betaalt de namens de vereniging verschuldigde bedragen. Hij beheert de gelden van de vereniging als een goed huisvader en voert de financiële administratie van de vereniging.
08.4b Regelmatig doch minstens vier maal per jaar houdt hij het bestuur op de hoogte van de financiële situatie.
Artikel 9
Het initiatief tot het houden van bijeenkomsten, studiedagen, lezingen, excursies, tentoonstellingen en ander activiteiten die niet in het jaarlijkse informatieboekje staan vermeld, worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
Artikel 10
Binnen drie maanden na het einde van ieder verenigingsjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december, zal een algemene ledenvergadering worden gehouden.
10.1 Er zal dan verslag worden uitgebracht door het bestuur over de werkzaamheden, geldmiddelen van de vereniging en over de activiteiten van het afgelopen jaar, waarna de kascommissie, bedoeld in het volgende artikel, verslag uitbrengt over het door haar ingestelde onderzoek.
10.2 De verkiezing van bestuursleden en kascommissie vindt dan plaats.
10.3 De balans en de rekening van de baten en lasten over het afgelopen jaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd en vastgesteld. Deze goedkeuring strekt tot décharge van de penningmeester door het bestuur en tot décharge van het bestuur door de ledenvergadering.
10.4 De door de penningmeester ingediende begroting voor het lopende kalenderjaar zal dan worden vastgesteld.
Artikel 11
11.1 In de algemene ledenvergadering wordt een kascommissie van tenminste twee leden en een plaatsvervangend lid benoemd tot het onderzoek van de boeken en de financiële bescheiden van de penningmeester. Bestuursleden kunnen geen zitting hebben in de kascommissie.
11.2 Ieder jaar treedt minstens een lid van de kascommissie af. Herverkiezing kan alleen als het betreffende lid niet langer dan twee achtereenvolgende jaren in deze commissie zitting had.
Artikel 12
Het bestuur is bevoegd te allen tijden en is verplicht op schriftelijk behoorlijk gemotiveerd verzoek van tenminste 1/10 van stemgerechtigde leden binnen vier weken nadat een zodanig verzoek de secretaris heeft bereikt een buitengewone algemene ledenvergadering bijeen te roepen. Blijft het bestuur in gebreke binnen de gestelde termijn aan het verzoek te voldoen, dan zijn de verzoekers statutair bevoegd zelf een vergadering te beleggen. In dat geval is het bestuur verplicht de verzoekers de beschikking te geven over het ledenregister.
Artikel 13
13.1 Tot het bijwonen van de algemene ledenvergadering worden alle leden tenminste acht dagen tevoren schriftelijk opgeroepen met mededeling van plaats, datum en uur van de vergadering, alsmede van de te behandelen onderwerpen.
13.2 In spoedeisende gevallen, ter beoordeling van het bestuur, kan de in het vorige lid bepaalde termijn tot twee dagen worden teruggebracht.
Artikel 14
Op de algemene ledenvergadering kunnen niet op de agenda vermelde onderwerpen op voorstel van het bestuur mede in behandeling worden genomen, indien tenminste twee derde van de aanwezige stemgerechtigde en gemachtigde leden zich daarvoor verklaart.
Artikel 15
15.1 Over alle voorstellen betreffende zaken wordt met meerderheid van stemmen besloten, voor zover de statuten of dit reglement niet anders bepalen.
15.2 Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
15.3 Bij stemming over personen is zij/hij gekozen, die de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen op zich heeft verenigd. De meerderheid bestaat uit de helft plus een van de uitgebrachte geldige stemmen. Indien niemand de meerderheid heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen, die het grootste aantal van de uitgebrachte geldige stemmen op zich heeft verenigd.
15.4 Indien bij tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.
15.5 Stemming over zaken geschiedt mondeling, over te kiezen personen schriftelijk bij gesloten briefjes.
Artikel 16
16.1 Waar in de statuten en dit reglement wordt gesproken over geldig uitgebrachte stemmen, als hoedanig niet in aanmerking komen blanco stemmen en met de naam van het stemmende lid ondertekende stemmen.
16.2 Voor de stemopneming bij schriftelijke stemming wordt door het bestuur een stemcommissie benoemd, bestaande uit drie leden.
Artikel 17
Tot wijziging van het huishoudelijk reglement kan worden besloten op voorstel van het bestuur of 1/10 van het aantal leden op de algemene ledenvergadering, die met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen beslist.
Slotbepaling
Artikel 18
In alle gevallen waarin noch de statuten, noch de wet noch de reglementen voorzien beslist het bestuur in hoogste instantie.
Goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van 20 februari 2017.
